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Tout savoir sur la dématérialisation de documents en entreprise 

documents en entreprise

Le 21e siècle est l’ère du numérique et de la technologie. Il est donc plus qu’évident que la dématérialisation fait partie de cette évolution. La dématérialisation de documents en entreprise privilégie le passage au numérique dans le but de bannir si possible l’utilisation de documents en papier et d’autres matériaux encombrants. N’arrivez-vous pas à passer le cap de la dématérialisation ou bien souhaitez-vous tout simplement en connaître davantage ? Dans cet article, vous allez tout savoir sur la dématérialisation de documents en entreprise.

Pourquoi mettre en place une dématérialisation de documents en entreprise ? 

La raison principale d’opter à la dématérialisation des documents est qu’elle comporte plusieurs avantages. En effet, à part le fait qu’elle rend moins encombrant, la dématérialisation est aussi bénéfique sur cinq points :

Pour avoir un large gain de temps

La majorité des affaires en entreprise nécessite l’utilisation d’un document. En effet, ce dernier est considéré comme support d’information. Il constitue l’unique moyen pour enregistrer, pour décrire ou bien pour prouver.

Ainsi, lorsqu’il s’agit de retrouver ou mettre à jour un document parmi des milliers d’autres, la dématérialisation vous épargnera du temps à chercher. Un document est plus rapidement accessible lorsqu’il est en version numérique.

Un accès facile à des documents

L’accessibilité est l’un des avantages les plus importants de la dématérialisation. Vous pouvez vérifier ou modifier vos documents à tout moment via une clé USB, un disque dur externe, un ordinateur ou bien le cloud. Alors qu’avec un document en papier, vous êtes souvent obligé de vous déplacer. Il est plus difficile de les consulter (comme le fait de rechercher d’anciennes factures).

Pour faire plus d’économie

La dématérialisation de documents en entreprise n’économise pas uniquement votre temps, mais également votre argent. Autrement dit, elle permet de réduire les coûts d’impression et le temps nécessaire pour rechercher des documents importants. Maintenant il suffit de quelques clics pour réaliser tout cela. Par ailleurs, les économies de temps faites grâce à la dématérialisation entraînent aussi une hausse de productivité des employés.

Afin d’apporter de l’innovation dans la méthode de travail

De nombreuses entreprises digitales ou pas sont habituées à l’utilisation des papiers et des imprimantes. Elles ne souhaitent pas passer à la dématérialisation puisqu’elles ont l’habitude avec ces matériaux. Cependant, choisir la dématérialisation apporte une innovation parfaite dans la méthode de travail. En clair, elle garantit de meilleures traçabilités et suivis des documents. De plus, elle assure plus de flexibilité, car elle favorise le travail à distance. Ce qui génère une satisfaction de toute l’équipe dans une entreprise.

Pour une fidélisation des clients 

La dématérialisation procure une réelle valeur ajoutée pour votre entreprise puisqu’elle développe l’efficacité de votre projet. Maintenant, les entreprises et leurs clients font des échanges à travers des espaces sécurisés au lieu de s’échanger avec des lettres. Ce qui va générer un climat de confiance et une relation durable avec le client. En somme, la numérisation va opérer une rapidité de réponse aux réclamations des clients.  Ces derniers seront logiquement satisfaits de la réactivité, ce qui garantit leur fidélisation. Et qui dit fidélisation de client dit augmentation de prospects.

Quelles sont les étapes de la dématérialisation ?

Pour passer le cap de la dématérialisation, il ne suffit pas d’informatiser vos documents en papier. En effet, plusieurs étapes sont à prendre en compte et il faut les suivre à la lettre pour réussir la vôtre.

Savoir quelles sont les priorités pour votre entreprise

 Cette étape consiste à classer avec structure logique des documents à dématérialiser. Celui-ci vous aide à savoir quels sont réellement les dossiers à numériser pour réduire les erreurs de saisie et la durée de traitement.

En parallèle, veillez aussi à utiliser une méthode d’indexation pour identifier facilement les documents. Pour faciliter votre tâche, n’hésitez pas à utiliser un outil d’automatisation comme Workflow. Il assure le classement automatique d’un document, mais aussi le transfert entre une équipe, la signature et bien d’autres.

Connaître les formes de la dématérialisation

La première étape de la dématérialisation consiste à numériser tous les documents qui sont encore en format papier. Généralement, la plupart des factures, des bons de commande ou des bons de livraison sont encore en version papier.  Vous aurez donc besoin d’un matériel adapté pour accélérer. Au lieu de faire des saisies, l’utilisation d’un scanner ou un logiciel de reconnaissance optique, vous aidera sans doute.

Cependant, puisqu’il s’agit d’une dématérialisation a posteriori, il faut vérifier la conformité des documents. C’est-à-dire que vous devriez faire appel à une personne reconnue qui effectuera la vérification. Mais avant de procéder à ladite numérisation, il est conseillé d’analyser les besoins fonctionnels. Cela consiste précisément à savoir le nombre de documents qui sont nécessaires à numériser, leurs états (des papiers avec post-it, agrafé, relié..).  Il faut surtout prévoir la quantité de stockage électronique nécessaire.

En ce qui concerne la dématérialisation de vos prochaines factures, les entreprises doivent analyser les processus de métier existant avant de passer à l’automatisation. Cela signifie qu’il est essentiel de combiner l’ancienne et la nouvelle méthode de fonctionnement.

Donc, vous pouvez choisir le système d’exploitation qui convient le plus à votre entreprise (Mac OS, Windows, Linux). Si vous aimez plutôt les applications, vous pouvez opter pour ERP ou SAGE. Déterminez aussi les formats qui conviennent exactement à vous et à vos clients. Est-ce que c’est le PDF, Word, XML ou autres ? Toutefois, l’outil de conversion PDF à Word  est accessible facilement en cas de besoin.

Sachez qu’il existe aussi une dématérialisation native. Cela signifie précisément que vous n’êtes plus obligé de passer par la numérisation parce que les documents sont déjà sous forme numérique. Dans ce cas, l’entreprise doit juste adopter une solution de sauvegarde multiple des documents numériques ; offrant ainsi une meilleure solution pour éviter les attaques malveillantes ainsi que les mauvaises manipulations.

Trouver une solution pour gérer facilement les documents électroniques et papiers

 Notez que le simple fait de numériser vos documents au sein de l’entreprise n’assure pas un gain de productivité exclusive. Le respect de la politique d’archivage (des documents physique et électronique) qui est définie par les règles de Records de management est important. Il est donc important de trouver une solution hybride qui vise à piloter le système de gestion de documentaire.

Il est aussi préférable d’impliquer les collaborateurs aux changements 

Si la dématérialisation est un nouveau processus au sein de votre entreprise, les collaborateurs concernés doivent absolument comprendre en quoi leur métier au quotidien consistera.  Cela signifie qu’il y aura toujours un léger changement après la dématérialisation et les employés doivent être à jour.

Une personne chargée d’archivage des factures doit bien savoir les démarches et aussi improviser en cas de besoin. Exemple, elle sait comment faire pour convertir une facture de format Word en PDF en passant par un outil en ligne rapidement.

Les limites de la dématérialisation de document en entreprise 

 Généralement, une dématérialisation ne peut être que bénéfique pour la progression d’une entreprise.  Mais comme toutes autres technologies, elle présente quand même quelques inconvénients. Le problème potentiel avec la dématérialisation n’est rien d’autre que l’insécurité des données. Tout type de support numérique est sujet à des piratages et virus.

Mais tout cela reste facile à gérer si vous renforcez la sécurisation de données. La plus pratique c’est de vous faire aider et conseiller par un expert en la matière.

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