Un projet en entreprise n’est pas aisé à gérer surtout lorsque différents départements de cette entreprise sont concernés par ledit projet. Un département regroupe en effet plusieurs compétences et donc plusieurs personnes. Néanmoins, la vitesse à laquelle une personne travaille n’est pas la même que celle avec laquelle une autre personne travaille.
De plus, certains paramètres doivent être pris en compte lorsqu’il s’agit de gestion de projet : ressources matérielles mobilisées, délai d’exécution, etc. Face à tous ces problèmes, le chef de projet peut vite être débordé et le projet en lui-même peut en pâtir.
Une aide extérieure prenant la forme de logiciels ou d’outils de gestion informatisée reste ainsi la solution afin d’optimiser la gestion de projet.
Parmi ces logiciels se trouvent les logiciels de gestion de projet. Il s’agit de solutions informatisées afin de gérer efficacement un ou plusieurs projets en entreprise. Que cette dernière soit une PME, une start-up ou une grande multinationale, ces outils tout comme les gestionnaires de mot de passes sont d’une aide précieuse lorsque l’on sait qu’ils permettent d’assurer la réussite du projet tout en assurant un gain d’argent et de temps conséquent.
Mais qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet ? Quelles sont les fonctionnalités d’un tel logiciel ? Quels sont le meilleurs logiciels de gestion de projet ? Réponses.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet ?
Comme son nom l’indique, un logiciel de gestion de projet est un outil informatique qui a pour but d’aider les chefs de projet à organiser les tâches dans le cadre d’un projet ou tout simplement dans le cadre du fonctionnement au quotidien d’une entreprise.
Comme tous les employés peuvent avoir accès à un projet ou à une tâche donnée, un logiciel de gestion de projet se veut être simple d’utilisation mais également performant. La finalité d’un tel logiciel est au final de savoir « qui fait quoi et quand ».
Pour ce faire, les utilisateurs peuvent aisément réaliser leurs tâches grâce au suivi de chacune des étapes d’un projet, allant de son élaboration à sa finalisation, en passant par l’assignation des tâches et leur réalisation.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet ?
Un logiciel de gestion de projet permet, en premier lieu, d’automatiser les tâches. Ainsi, les tâches répétitives peuvent aisément être effectuées et ce, rapidement.
Outre cela, parmi les fonctionnalités phares d’un tel logiciel se trouvent la gestion des ressources humaines mobilisées. Le « workflow », le planning, les agendas, les systèmes d’alerte ou les deadlines automatisés permettent aux employés travaillant dans le cadre d’un projet de suivre leurs réalisations, de gérer leur temps et de contribuer à la finalisation du projet dans les délais impartis pas le client ou par la direction. Néanmoins, ces fonctionnalités ne sont pas exhaustives et certains logiciels performants disposent de fonctionnalités encore plus avancées.
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1- Monday.com
Cette plateforme multilingue a été créée par Avishai Abrahami en 2012 et permet à toutes les entreprises, peu importe leur taille, de planifier, d’organiser et de gérer des projets de petite ou de grande envergure tout en mobilisant efficacement leurs équipes. Ces derniers peuvent ainsi bénéficier d’un logiciel ergonomique, facile à utiliser et qui les implique de par la transparence et la collaboration qui sont la finalité même du logiciel Monay.com. Parmi les fonctionnalités de Monday.com, on peut citer :
-les vues : les vues vous proposent un aperçu des projets en cours en mentionnant toutes les informations nécessaires pour faciliter le suivi des tâches. Selon les préférences du chef de projet, les vues peuvent prendre la forme de diagrammes, de tableaux, de colonnes ou de graphiques.
- Chart : les chart ou « graphiques » permettent aux utilisateurs et notamment au chef de projet d’analyser des données (temps, répartition des tâches, etc.) suivant des graphiques prédéfinis et générés automatiquement.
- Shareable Boards : Les bords ou tableaux peuvent être partagés afin de permettre aux invités de visualiser et de participer à l’avancement des projets de l’entreprise même s’ils ne font pas partie de ladite entreprise.
- Templates : Grâce à cette fonctionnalité, il est possible de personnaliser son template et de bénéficier de templates prédéfinis pour chaque utilisation.
- Timeline : dans cette fonctionnalité, le chef de projet peut visualiser dans le temps les tâches comprises dans le projet.
- My Week : c’est un rapport hebdomadaire de ce qui a été fait et de ce qui reste à faire.
- Tags : ces mots-clés permettent de retrouver rapidement une donnée ou une information.
- Intégrations : Il est possible d’intégrer d’autres logiciels à Monday.com tels que Slack, Outlook, Jira, Gmail ou d’autres outils encore.
- Automatisation : les actions répétitives sont ici programmées et automatisées afin de gagner du temps.
2- Trello
Trello est un logiciel de gestion de projet disponible en 24 langues et qui est un SaaS (Software as a Service) commercialisé par la société Atlassian. Il s’agit d’un outil simple, performant et personnalisable à souhait qui correspond particulièrement aux besoins des PME ou des frellances. Parmi les fonctionnalités phare de Trello se trouvent :
- Les tableaux Kanban : Calqués sur le modèle de la méthodologie Kanban de Toyota, les tableaux Kanban de Trello permettent de visualiser l’avancement de chaque projet pris en charge par une entreprise. La gestion des tâches est ainsi facilitée car chaque projet peut être visualisé en un seul clic grâce à ces tableaux faits essentiellement de cartes.
- Les cartes : chaque carte correspond à un projet. Dans ces cartes peuvent être ajoutés les deadlines, les personnes en charge du projet, les assignations, la distribution des tâches ainsi que des commentaires sur l’avancée d’un projet.
3 -ProjeQtOr
Correspondant plus particulièrement aux projets informatiques, le logiciel de gestion de projet ProjeQtOr figure parmi les leaders de son domaine. Son nom est issu de « Quality based Project Organiser » et cet outil performant orienté qualité propose plusieurs fonctionnalités aux entreprises et ce, peu importe leur taille. Pouvant être installé directement sur un serveur, ce logiciel ProjeQtOr dispose des fonctionnalités suivantes (liste non exhaustive) :
- La gestion du planning : Cette fonctionnalité permet de créer un planning facile à visualiser et affiché sous forme d‘un portefeuille de projet. Ce planning prend en compte toutes les contraintes planant sur ledit projet : la disponibilité des ressources, la charge restante sur chaque activité, les priorités ainsi que le taux d’affectation des ressources aux projets et aux activités.
- La gestion du projet : cette fonctionnalité permet de créer des profils et d’octroyer des droits d’accès en fonction des profils. Des sous-projets peuvent également être créés avec cette fonction.
- La gestion des ressources : Que ce soit les ressources humaines ou les ressources matérielles, la gestion des ressources est indispensable pour assurer la réussite d’un projet. Chaque ressource peut être assignée à une activité précise dans le cadre d’un projet et est assignée à un calendrier afin de finaliser le projet dans les délais impartis.
- Les imputations : Cette fonctionnalité permet de suivre en temps réel les travaux réalisés et d’évaluer les activités restantes d’un projet.
- La gestion des coûts : Les coûts générés par un projet sont gérés grâce à cette fonctionnalité. Elle prend en compte les dépenses (avec factures) liées à un projet donné.
- Les tickets : il s’agit de situations ne pouvant être planifié ou ne nécessitant pas de planification.
- La gestion des exigences : cette fonctionnalité permet de définir les exigences en matière de qualité liée au projet
Les avantages de la formation sur la gestion de projet
La gestion de projet constitue un pilier fondamental pour le développement de l’entreprise. Une formation dans ce cadre apporte une amélioration au niveau de l’exécution des tâches au quotidien. De même, elle facilite la qualité des échanges entre les structures. Ces avantages résultent des méthodes efficaces acquises durant la formation dispensée par des professionnels.
Pour les bénéficiaires, suivre une telle formation démontre une volonté d’enrichir sa compétence technique. La formation sur la gestion de projet offre en effet une opportunité pour acquérir de nouvelles connaissances. Elle s’avère indispensable pour les membres impliqués dans le management de projet.
En outre, la formation sur la gestion de projet couvre un domaine plus large : informatique, technologie, finance, télécommunication, commerce, etc. Bien entendu, seul un organisme expert en la matière peut garantir la qualité d’une telle formation. De leur côté, les bénéficiaires recevront une certification leur permettant de faire valoir les nouvelles compétences acquises.
Autour de l’organisation de la formation
La gestion du temps individuel et la communication constituent le socle d’une formation sur la gestion de projet. Dans ce cadre, les formés vont apprendre à organiser et à mieux gérer le temps à travers différentes méthodes (PERT, GANTT…). Le programme mettra aussi l’accent sur la communication interne. La formation sera aussi une occasion pour se familiariser avec les outils novateurs comme MS Project.
Évidemment, l’intervention se fera à la suite d’une demande effectuée par l’entreprise concernée. Sa durée dépend généralement de la requête formulée par le bénéficiaire. La plupart du temps, la formation sur la gestion de projet se déroule sur quelques jours.
Julien, âgé de 25 ans, est un passionné de jeux vidéo. Rédacteur spécialisé dans le domaine, il écrit des articles de qualité pour partager sa passion avec le plus grand nombre.