Présentation
Quickbooks est un outil de comptabilité et de facturation entièrement en ligne développé par l’entreprise américaine Intuit. Le logiciel est idéal pour les petites entreprises de moins de 20 salariés mais également pour les freelances qui souhaitent avoir plus d’homogénéité dans leur gestion. Dans le but de faciliter la gestion commerciale et comptable, l’application proposes des fonctions simplifiant les démarches administratives ainsi que le suivi des clients.
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Créée au début des années 1990, la plateforme totalise actuellement plus de 4,5 millions d’utilisateurs, ce qui en fait l’une des solutions de gestion en ligne les plus appréciées par les petites entreprises. La version française de l’outil a été lancée officiellement en 2016 et fait partie des meilleures sociétés où il fait bon de travailler.
Comment ça marche ?
Quickbooks est un outil complètement en ligne. Il n’y a pas besoin de l’installer sur votre ordinateur, un simple navigateur web suffira pour le faire fonctionner. Il est également possible de télécharger l’application mobile Quickbooks sur l’App Store et sur Google Play. Il sera ainsi possible d’accéder aux différentes fonctionnalités de l’outil que ce soit depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Elle s’adresse principalement aux freelances, aux TPE et aux PME dont l’effectif est en général en dessous des 20 salariés.
Avant de pouvoir utiliser les différentes fonctionnalités du logiciel, il est tout d’abord nécessaire de s’inscrire sur la plateforme. L’inscription en elle-même est très simple car il suffira d’une adresse email, votre identité ainsi que votre numéro de téléphone pour bénéficier des services. Il est également à signaler que ce compte est un compte Intuit, ce qui veut dire que vous pouvez l’utiliser également pour les autres services proposés par l’entreprise américaine.
Pour la configuration de l’outil, il sera nécessaire de renseigne quelques informations nécessaires concernant l’entreprise comme la raison sociale, la forme juridique, le régime de TVA ainsi que les coordonnées de l’entreprise.
Cette application est plutôt facile à prendre en main grâce à son interface simple et intuitive. Vous aurez sur votre page d’accueil toutes les informations essentielles dont vous aurez besoin pour le bon fonctionnement de l’outil. De plus, une démo est proposée lors de la première connexion afin de vous familiariser directement aux différentes fonctions de l’application. Aussi, il vous est possible de joindre le support client si vous avez des difficultés dans la manipulation de l’outil ou bien si vous avez besoin d’informations complémentaires.
Les fonctionnalités
Quickbooks propose différentes fonctionnalités très utiles pour la bonne gestion comptable et commerciale de l’entreprise.
La facturation
La plateforme dispose d’un outil de facturation qui permet la création de différents documents comme les devis, les factures et les avoirs. Afin de faciliter la création de ces documents, il est recommandé de disposer d’une base de donnée clients qu’il est possible d’obtenir en important ou en créant des fiches clients.
Il sera ensuite possible de créer un devis, une opération qui peut prendre plusieurs minutes selon la complexité du devis à créer. Il sera également possible de personnaliser le devis avec un logo et des couleurs différentes ou bien d’utiliser un modèle simple et sobre disponible par défaut.
Une fois le devis créé, il peut être envoyé directement à votre client par email. Il sera aussi possible de le convertir en facture que vous pourrez également envoyer directement à votre client. Vous pourrez aussi faire le suivi de vos impayés afin de paramétrer des relances automatiques pour solliciter le paiement.
La trésorerie
Toutes les informations relatives aux différents mouvements de trésorerie apparaissent directement sur le tableau de bord et les données sont actualisées automatiquement. Vous pourrez alors faire la gestion en temps réel de votre trésorerie avec un outil spécialisé, ce qui vous permettra non seulement de gagner du temps mais aussi de prendre les bonnes décisions au bon moment.
Il vous est également possible de synchroniser l’outil avec votre banque et d’obtenir des informations en temps réel sur vos entrées et sorties d’argent. Vous pourrez alors détecter rapidement vos impayés afin de pouvoir faire immédiatement une relance.
La gestion des dépenses
Lorsque vous faites un achat, vous pouvez prendre directement une photo de votre facture et l’outil se chargera d’en importer les données. Il ne vous sera plus nécessaire de faire de longues saisies manuelles car toutes les informations sont intégrées automatiquement dans vos comptes. De ce fait, vous saurez en temps réel l’évolution de vos dépenses.
Le calcul de la TVA
La plateforme dispose d’un outil de gestion et de calcul automatique de la TVA afin d’actualiser en temps réel votre solde. Après chaque opération de vente ou d’achat, vous saurez précisément combien vous devrez verser à l’Etat. En renseignant la TVA applicable pour chaque produit ou service facturé, vous pouvez obtenir une déclaration de TVA pré-remplie par la plateforme. Par la suite, il ne vous restera qu’à valider cette déclaration pour pouvoir la remettre à l’Etat.
La gestion des projets
La plateforme dispose de nombreuses fonctions de comptabilité analytique pour connaitre votre performance à tout moment. Vous pourrez alors faire l’analyse de votre activité et trouver les indicateurs-clés dans le but de suivre la rentabilité en temps réel du projet. Grâce aux rapports personnalisés, vous aurez la possibilité de repérer les activités rentables et celles qui ne le sont pas, ce qui vous permettra par la suite de trouver des pistes d’optimisation.
L’intégration avec d’autres outils
Afin d’enrichir les fonctionnalités de la plateforme, il vous est possible de connecter directement votre compte Quickbooks avec d’autres outils tels que PayPal, Stripe, iZettle, Receipt Bank, Erplain, etc. De ce fait, vous pourrez facilement en importer les données pour éviter les longues saisies.
Pour les développeurs, la plateforme met également à leur disposition l’API QuickBooks afin de connecter l’application à n’importe quelle autre application.
Les tarifs
Les services de Quickbooks sont disponibles suivant trois formules d’abonnement différentes selon les besoins des utilisateurs. De plus, toutes les formules sont sans engagement, ce qui vous permettra de vos désabonner à tout moment.
- L’option Simple Start : 10€ HT/mois
Formule la moins chère sur la plateforme, elle vous permet de faire la gestion des devis et factures, d’obtenir des alertes et relances automatiques en cas d’impayé et aussi de synchroniser les comptes bancaires. Cette version est utilisable par un seul utilisateur.
- L’option Essentials : 25€ HT/mois
Formule la plus populaire de Quickbooks, elle permet en plus de faire la gestion des dépenses, de faire la saisie par capture photo et d’automatiser les factures récurrentes. Elle est utilisable par trois utilisateurs.
- L’option Plus : 35€ HT/mois
Formule la plus complète de l’outil, vous pourrez en plus refacturer les frais à vos clients et suivre le budget prévisionnel. Elle peut être utilisée par 5 utilisateurs différents.
Notre avis sur Quickbooks
Quickbooks est un outil à la fois complet et facile à prendre en main pour gérer votre comptabilité. Il est très simple de se familiariser avec le tableau de bord qui regroupe toutes les informations utiles à l’utilisateur. De plus, l’interface est bien organisée afin que vous puissiez accéder rapidement aux fonctionnalités qui vous intéressent.
Les tarifs proposés sont plutôt abordables, surtout par rapport aux fonctionnalités disponibles. Néanmoins, il est plus conseillé de souscrire aux offres Essantials ou Plus pour une expérience plus complète, la version Simple Start étant un peu trop basique. Le support client est facile à joindre et est très réactif. De plus, vous avez à votre disposition de précieux conseils sous la forme d’articles d’aides ou encore de podcasts sur la comptabilité.